Privacy Policy Candidati

Informativa sulla privacy dei dati dei candidati

Informativa ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del D.Lgs. 196/03 e del GDPR UE 2016/679 relativi alla tutela del trattamento dei dati personali

Benvenuto in Only Job. Siamo contenti di poter collaborare con te per aiutarti a sviluppare ulteriormente la tua carriera. Come puoi intuire, al fine di svolgere adeguatamente i nostri servizi, raccogliamo e utilizziamo informazioni che ti riguardano.

Only Job si impegna a proteggere e rispettare la tua privacy. La presente Informativa descrive il tuo diritto alla privacy in merito alle tue informazioni che noi trattiamo e le misure che adottiamo al fine di tutelare la tua privacy. Pur essendo consci che si tratta di un documento lungo, ti chiediamo, cortesemente, di leggere questa Informativa molto attentamente.

Indice

Chiarimenti sulla terminologia adottata
Specifica dei dati personali raccolti ed utilizzati dalla società
Motivazioni inerenti l’utilizzo dei dati personali che riguardano i candidati
Previsioni di legge in esito all’utilizzo dei dati
Motivazioni inerenti la necessità di fornire i dati personali che richiediamo
Modalità di trattamento dei dati personali senza alcun intervento umano
Tempi di conservazione dei dati personali che richiediamo
Trasferimento dei dati forniti a terzi
Trasferimento dei dati forniti al di fuori dell’Unione Europea
I diritti dei candidati che forniscono i dati
Categorie protette
Livello di sicurezza per i dati nei sistemi di Only Job
Contatti
Gestione delle modifiche apportate alla presente Informativa

Chiarimenti sulla terminologia adottata

Per prima cosa riteniamo necessario chiarire il significato che alcune parole rivestono all’interno della presente Informativa.

Può sembrare ovvio, ma all’interno di questa Informativa sarai indicato/a come “Candidato/a”.

Quando parliamo di “noi” o della “Società” facciamo riferimento ad Only Job Srl. La nostra sede legale si trova in Via Egidio Folli n. 8, 20134 Milano. La Società è un fornitore di servizi HR (Risorse Umane) in Italia. Attraverso le linee di business, Only Job offre diverse attività di HR come ad esempio somministrazione di lavoro, ricerca e selezione, soluzioni per test di valutazione, transizioni di carriera, sviluppo del talento, formazione e istruzione, ricollocamento e mobilità (le “nostre Attività”).

Al fine di svolgere le nostre Attività, utilizziamo molteplici sistemi informatici. La Società mette a disposizione, sul Portale web (il “Portale”), per i propri candidati, l’opportunità di permette di cercare e candidarti a posti di lavoro che la Società pubblicizza e che sono in linea con i tuoi interessi, le competenze e/o l’esperienza maturata e che si trovano in località per le quali hai espresso un interesse da un punto di vista lavorativo.

In ultimo, questa Informativa riguarda i dati relativi alle persone, come te e la tua famiglia. Include fatti che ti riguardano, ma anche opinioni in merito a te e/o le tue opinioni medesime (“Sono appassionato/a di calcio” per fare un esempio). Non si tratta di dati che riguardano la Società (sebbene a volte le due cose possano coincidere). Questa tipologia di dati viene definita in vari modi, “Dati Personali”, “Informazioni Personali Identificabili” oppure “IPI”. In questa Informativa utilizziamo il termine “Dati Personali”.

Specifica dei dati personali raccolti ed utilizzati dalla società

I dati personali che la Società solitamente utilizza includono, a titolo esemplificato ma non esaustivo:

nome, data e luogo di nascita, dati personali di contatto e qualifiche (istruzione, corsi di formazione e stage), documenti comprovanti la tua identità e il tuo diritto al lavoro e qualsiasi altro dato riportato sul tuo CV;
se sei tu a contattarci teniamo in alcuni casi traccia di quella corrispondenza;
feedback su di te presentati dal nostro staff e da terzi; se sei tu a dare dei feedback su altri solitamente li conserviamo e anche questo fa parte dei tuoi dati personali (dopotutto si tratta della tua opinione);
possiamo anche raccogliere dati concernenti le tue visite al nostro sito internet/Portale ivi incluso (a titolo esemplificativo ma non esaustivo) il tuo indirizzo IP, browser, timestamp, luogo, dati sul traffico nazionale, dati sulla posizione, weblog e altri dati sulle comunicazioni e sulle risorse cui accedi. Tali informazioni ci consentiranno di semplificare la tua visita al nostro sito internet/Portale in futuro. Potremmo, ad esempio, proporti incarichi che sono gestiti dalle filiali locali che si trovano nel luogo in cui ti trovavi quando ci hai contattati;
possiamo anche raccogliere informazioni per finalità di marketing e analisi, comprese informazioni sulla tua modalità di risposta alle email, agli sms, al telefono e alle altre campagne di marketing;
dettagli relativi a disabilità e sistemazioni di cui necessiti sul posto di lavoro;
in alcuni casi potremo altresì raccogliere dati personali sensibili laddove consentito dalla normativa (in alcuni paesi ti chiederemo delle tue esperienze passate per il monitoraggio delle pari opportunità).

Motivazioni inerenti l’utilizzo dei dati personali che riguardano i candidati

La Società raccoglie e si occupa del trattamento di dati personali:

per fornirti l’assistenza che ti auspichi di ricevere, come ad esempio per trovarti lavori/incarichi adatti per i quali candidarti, per aiutarti nella formazione o per facilitare la fase di presentazione della candidatura per nuovi lavori/incarichi. Questo comprende l’invio del tuo CV a potenziali datori di lavoro, al fine di sottoporlo alla loro attenzione e tenerti informato/a su future opportunità lavorative via email, telefono, posta e/o altre modalità di comunicazione;
previo tuo consenso, abbiamo anche la facoltà di utilizzare i tuoi dati personali per le attività di vendita diretta, ad esempio via e-mail, messaging o telefono;
per sviluppare e migliorare ulteriormente il nostro sito internet/Portale oppure i nostri sistemi/processi nuovi o esistenti al fine di offrirti migliori servizi. Questo avviene principalmente nell’ambito di nuovi sistemi e processi informatici, quindi le informazioni che ti riguardano potrebbero essere utilizzate per il collaudo dei suddetti nuovi sistemi o processi informatici laddove i dati fittizi non siano in grado di replicare perfettamente il funzionamento di quel nuovo sistema IT;
per svolgere studi e ricerche statistiche e analitiche, ad esempio al fine di comparare l’efficacia del nostro processo di collocamento dei candidati presso i clienti di diversi settori aziendali e in diverse località e cercare di identificare i fattori che potrebbero influenzare qualsiasi differenza che identifichiamo;
per trasferire i dati a terzi (vedi sotto).

Ove necessario, per ottemperare a tutti gli obblighi di legge possiamo trattare i tuoi dati anche per le seguenti finalità:

promuovere la sicurezza e la protezione delle persone, dei luoghi, dei sistemi e dei beni aziendali;
monitorare l’ottemperanza alle politiche e alle procedure interne;
gestire le comunicazioni e gli altri sistemi utilizzati da Only Job (ivi inclusi i database di contatto interno);
rispondere o approfondire per eventuali disservizi o reclami;
in caso di foto e video delle sessioni di formazione, per fare un resoconto interno delle sessioni di formazione avvenute e del contenuto trattato (ad esempio per aggiornamenti interni) e anche per commercializzare sessioni simili internamente e a terzi;
ottemperare agli obblighi e ai diritti e collaborare con le indagini svolte dalla polizia, dal governo o dal legislatore; e
partecipare a qualsiasi acquisto o vendita, potenziale o reale, o a una joint venture, di aziende o società o parti di esse cui Only Job desidera prendere parte.

Previsioni di legge in esito all’utilizzo dei dati

La legge prevede che vi sia una motivazione indicata nella normativa medesima per il trattamento dei tuoi dati in nostro possesso.

Quando lavori con o tramite Only Job il trattamento da parte nostra di informazioni dei dati personali per tutte queste finalità si basa su motivazioni di trattamento come ad esempio l’esecuzione di un contratto in cui l’interessato risulta essere una delle parti (finalità 1 e 6-7), trattamento necessario al fine di ottemperare ai requisiti giuridici e regolamentari (finalità 6-7) e/o trattamento necessario negli interessi legittimi di Only Job nell’esercizio dei propri diritti fondamentali e di quelli del suo personale a gestire un’attività in modo che non penalizzi indebitamente i tuoi interessi o diritti e libertà fondamentali (finalità 1-5 e 7). Laddove il trattamento dei dati risulti necessario per gli interessi legittimi di Only Job, garantiamo che lo stesso venga eseguito in modo che i nostri interessi legittimi abbiano priorità rispetto a qualsiasi interesse del singolo. Abbiamo la facoltà di trattare dati personali per motivazioni diverse rispetto a quelle esplicitate sopra unicamente a fronte del tuo consenso (ulteriore motivazione di trattamento).

Motivazioni inerenti la necessità di fornire i dati personali che richiediamo

Non sei obbligato/a a fornirci i tuoi dati personali, ma se non lo fai diventerebbe praticamente impossibile per noi lavorare con te e offrirti i nostri servizi.

Modalità di trattamento dei dati personali senza alcun intervento umano

La Società ha la facoltà di utilizzare sistemi/processi automatizzati e una procedura decisionale altresì automatizzata (come la profilazione) per offrire a te e ai nostri clienti i servizi richiesti. Ad esempio, se i nostri clienti cercano candidati per alcuni posti di lavoro potremmo effettuare una ricerca tra le nostre liste di candidati utilizzando alcuni criteri automatizzati che tengano in considerazione la tua disponibilità, l’insieme delle competenze acquisite, il livello di retribuzione e in alcuni casi i feedback ricevuti in precedenza dai clienti per redigere una rosa dei candidati che annoveri coloro che più probabilmente sono in grado di soddisfare le richieste del cliente. Questo significa che a volte potresti trovarti più in alto nella lista rispetto ad altri, in base a come questi fattori si allineano con le necessità del cliente.

Tempi di conservazione dei dati personali che richiediamo

La Società ha la facoltà di conservare i tuoi dati personali per un periodo fino a 30 mesi dalla tua registrazione o dall’ultima attività con cui mostri interesse nei nostri confronti (ad esempio, la registrazione, l’accesso, l’aggiornamento o il caricamento del CV). Se riesci a trovare un’occupazione tramite la nostra collaborazione, la Società sarà tenuta a conservare i tuoi dati personali più a lungo al fine di ottemperare agli obblighi contrattuali e giuridici in vigore.

Trasferimento dei dati forniti a terzi

Come sopra anticipato, solitamente comunichiamo i tuoi dati a terzi. Questo viene fatto per portare a compimento le finalità descritte sopra. Effettuiamo quest’attività nelle seguenti circostanze:

ai nostri fornitori. Possiamo, ad esempio, coinvolgere un fornitore per l’espletamento di compiti amministrativi e operativi a supporto del nostro rapporto di collaborazione con te. I fornitori saranno soggetti a obblighi contrattuali e normativi al fine di mantenere la riservatezza dei tuoi dati e di rispettare la tua privacy e avranno unicamente accesso a quelle informazioni necessarie per lo svolgimento delle proprie funzioni; tali fornitori sono tipicamente fornitori informatici (che forniscono un host o supportano i nostri sistemi informatici che includono le tue informazioni), aziende per la gestione degli spazi aziendali (che si occupano della sicurezza fisica nei nostri edifici e che per tale fine hanno bisogno di conoscerti per consentirti l’accesso ai nostri edifici) e fornitori di servizi di back office per la gestione contabile e finanziaria (che potrebbero aver bisogno di gestire dettagli personali dei candidati al fine di elaborare le posizioni di debito e di credito). Abbiamo anche la facoltà di ingaggiare fornitori che offrono servizi e soluzioni informatiche, ivi inclusi anche strumenti dedicati alle video interviste e alla valutazione delle competenze. L’elenco aggiornato dei nostri fornitori è agevolmente reperibile contattando il seguente numero di telefono: 039.9279279, oppure inviando una mail a info@onlyjob.it;
ai membri delle società collegate ad Only Job, anche in altre nazioni. Queste ultime si possono trovare all’interno o all’esterno dell’Unione Europea; diversi membri del gruppo ricoprono funzioni differenti e di conseguenza i tuoi dati potrebbero essere condivisi con loro per molteplici motivi:

- i dati condivisi con i membri di società collegate ad Only Job che adempiono a funzioni di IT per la società Only Job;
- i dati vengono altresì condivisi con le altre società società collegate ad Only Job, nel caso in cui tu abbia manifestato interesse per le opportunità presenti in quel medesimo mercato oppure laddove i membri del Gruppo Only Job identifichino nel tuo profilo particolari competenze richieste dal o particolarmente utili in quel mercato specifico;
- ai nostri clienti/potenziali datori di lavoro: condivideremo i tuoi dati con i nostri clienti che offrono posti di lavoro/incarichi che ti potrebbero interessare oppure che sono interessati al tuo profilo. Sono tenuti a rispettare gli obblighi contrattuali e di riservatezza per quanto concerne i tuoi dati sia nei nostri confronti sia nei tuoi;
- condivideremo i tuoi dati con il Governo, la polizia, il legislatore o le Autorità laddove, a nostra mera discrezione, ritenessimo di essere legalmente in obbligo o autorizzati a farlo oppure nel caso fosse la soluzione più prudente; e
- quale parte del processo di due-diligence per (oppure per la realizzazione di) una fusione, un’acquisizione, un cambiamento del fornitore dei servizi oppure un’altra transazione aziendale laddove fosse necessario per noi comunicare i tuoi dati al potenziale venditore o acquirente e ai loro consulenti.

Trasferimento dei dati forniti al di fuori dell’Unione Europea

I tuoi dati possono essere trasferiti e trattati in una o più nazioni all’interno o al di fuori dell’Unione Europea. Un elenco completo dei Paesi in cui operiamo è disponibile alla funzione “scegli il tuo paese” sulla nostra pagina internet www.onlyjob.it.

Abbiamo la possibilità di trasferire i tuoi dati al di fuori dell’Unione Europea esclusivamente in quei paesi ritenuti dalla Commissione Europea in grado di offrire un adeguato livello di protezione (qui di seguito è disponibile un elenco delle suddette nazioni: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm), oppure dove il Gruppo Only Job ha predisposto le adeguate tutele per cercare di preservare la privacy dei tuoi dati (per i quali solitamente utilizziamo una delle forme di contratto per il trasferimento dei dati approvate dalla Commissione Europea, di cui trovi una copia disponibile al seguente indirizzo:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm).

I diritti dei candidati che forniscono i dati

Diritto di accedere e ottenere una copia dei tuoi dati personali

Hai il diritto di richiedere la conferma che stiamo trattando qualsivoglia tuo dato personale. Se è questo il caso, potrai avere accesso ai tuoi dati personali (tramite sito internet/Portale) e ad alcune informazioni in merito al loro trattamento. In alcuni casi puoi richiederci di fornirti una copia elettronica dei tuoi dati.

Diritto di rettifica dei tuoi dati personali

Nel caso in cui sei in grado di dimostrare la non correttezza dei tuoi dati personali in nostro possesso, hai la possibilità di richiederci l’aggiornamento di tali dati oppure la loro correzione. Ti incoraggiamo vivamente ad accedere al sito internet/Portale, ove possibile, per aggiornare in prima persona i tuoi dati personali.

Diritto di essere dimenticato/alla cancellazione dei dati

In alcune circostanze tu hai il diritto di richiedere una limitazione del trattamento dei tuoi dati personali e/o la cancellazione dei medesimi. Hai la facoltà di presentare questa richiesta in qualsiasi momento e Only Job valuterà la possibilità di accogliere la stessa, tuttavia tale diritto è soggetto a diritti o obblighi giuridici e quindi potremmo dover conservare i dati in questione. Nelle situazioni in cui appuriamo che, ai sensi di legge, la tua richiesta di cancellazione dei dati personali possa essere accolta, Only Job provvederà immediatamente a farlo senza ritardi ingiustificati. Ti preghiamo di tenere presente che, una volta cancellati i dati, la Società potrebbe non esserti più utile, non essendo più in possesso delle informazioni che ti riguardano. Laddove desideri registrarti nuovamente presso la società, dovrai inserire nuovamente i tuoi dati.

Diritto di sollevare obiezioni

Sebbene il trattamento dei tuoi dati da parte della società si basi sul legittimo interesse di quest’ultima (e su nessun’altra motivazione di trattamento) o sia collegato alla vendita diretta, hai diritto a obiettare alla modalità di trattamento dei tuoi dati messa in atto dalla Società in riferimento alla tua particolare situazione.

Laddove desideri esercitare uno dei tuoi diritti, ti preghiamo di fare il login nel Portale self-service oppure di contattarci via e-mail scrivendo all’indirizzo privacy@onlyjob.it.

Quando invii una e-mail per esercitare i tuoi diritti, la Società potrebbe chiederti di identificarti prima di procedere con la tua richiesta.

Infine, hai il diritto di presentare reclamo presso l’Autorità Garante della privacy del paese in cui vivi o lavori oppure del luogo in cui credi si sia generato un problema legato ai tuoi dati.

Categorie protette

Nel caso in cui appartenga ad una categoria protetta, abbia deciso di candidarti e desideri comunicarci la Tua appartenenza a tali categorie, i Contitolari si troveranno a dover trattare anche Dati sensibili per i quali la legge richiede il consenso scritto. In tal caso ricordiamo che tali Dati saranno trattati esclusivamente al fine di inserire il Tuo nominativo nell’elenco dei candidati dopo aver ricevuto copia del suo consenso scritto, come indicato successivamente. (Qualora il consenso non ci pervenga nei venti giorni successivi all’invio dei suoi dati, un nostro incaricato potrà contattarti per chiarire le modalità di rilascio del previsto consenso scritto).

Livello di sicurezza esiste per i dati nei sistemi di Only Job?

Il trattamento sarà svolto in forma automatizzata e/o manuale, con modalità e strumenti, nel rispetto delle misure di sicurezza di cui all’art. 32 del GDPR 2016/679 e all’Allegato B del Codice Privacy (artt. 33-36 del Codice), ad opera di soggetti appositamente incaricati, in ottemperanza a quanto previsto dagli art. 29 GDPR 2016/679. Per quanto concerne la tua eventuale iscrizione al portale web, sei tenuto/a a custodire in sicurezza i dettagli di login al sito internet/Portale, in modo particolare la password che ti abbiamo fornito o che hai personalmente scelto. Le credenziali di accesso login sono ad esclusivo uso personale. Non ti è consentito condividere tali credenziali o altri dettagli dell’account con altre persone.

Contatti

Se hai domande o dubbi in merito all’Informativa, desideri ricevere ulteriori informazioni sulla nostra modalità di protezione dei tuoi dati (ad esempio quando vengono trasferiti al di fuori dell’Europa) e/o laddove desideri metterti in contatto con il Responsabile del Gruppo per la Protezione dei dati (Group Data Protection Officer (DPO)), ti preghiamo cortesemente di contattarci via e-mail all’indirizzo privacy@onlyjob.it oppure dpo@onlyjob.it.

Gestione delle modifiche apportate alla presente Informativa

I termini indicati nella presente Informativa potrebbero essere di volta in volta modificati. Laddove questo fosse il caso, sarà nostra premura pubblicare qualsiasi modifica rilevante apportata alla presente Informativa mediante apposita comunicazione sul nostro sito internet/Portale oppure mettendoci direttamente in contatto con te tramite altri canali di comunicazione disponibili.

Only Job Srl

V1 maggio 2018